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Como implantar o compliance fiscal em sua empresa
Se a sua empresa de engenharia ainda não implantou o compliance fiscal, é hora de evitar perda de tempo e de complicações futuras que poderão mexer com uma das contas mais importantes de sua contabilidade: a conta bancária.
Uma empresa, para manter a conformidade, deve estar atenta à legislação trabalhista, aos processos internos, às regras de contabilidade segundo os padrões internacionais e, além disso, manter sintonia com as obrigações fiscais, ou seja, são dezenas e dezenas de obrigações e imposições regulatórias com que é necessário se preocupar.
Nesse conjunto, não pode haver falhas. Pequenas falhas podem onerar sua empresa, seja através de multas, de punições judiciais e restrições legais, ou uma situação difícil de ser revertida, como a reputação manchada.
Por isso, é fundamental implantar o compliance fiscal em sua empresa. Continue a leitura conosco e saiba como fazer isto.
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O que significa o compliance fiscal?
Para estar em sintonia com todas as obrigações e responsabilidades, é necessário implantar o compliance fiscal, um conceito proveniente do inglês “comply”, cujo significado é exatamente trabalhar em sintonia com as regras.
O compliance significa estar dentro das normas, com controles internos e externos, mantendo as políticas e diretrizes estabelecidas para o empreendimento.
É uma função que assegura que sua empresa está cumprindo com as imposições dos órgãos de regulamentação, seguindo os padrões exigidos de sua atividade, valendo para todas as obrigações, ou seja, para as áreas trabalhista, contábil, financeira, fiscal, jurídica, previdenciária, ambiental e ética.
O compliance fiscal passou a ser adotado no início da década de 1990, principalmente pelas instituições bancárias, sendo mais voltado para a adequação jurídica.
Com o passar do tempo houve a necessidade de implementar procedimentos de conformidade através da implantação de processos internos, de metodologias de trabalho, de políticas e estratégias de gestão de pessoas, de estoques e de técnicas de melhoria contínua.
Atualmente, o conceito foi agregado a uma abordagem sistêmica, indo desde a alta administração até a obra, ou seja, o compliance fiscal é muito mais do que simplesmente seguir as regras e condições.
As empresas vêem-se obrigadas à criação de programas preventivos e de monitoramento constante, adotando padrões éticos que gerem valor a todos os envolvidos nas atividades da empresa, como fornecedores, colaboradores e parceiros.
As ferramentas de compliance permitem que a empresa possa alcançar seus objetivos estratégicos com maior rapidez, com sinergia entre todas as normas, regras de regulamentação e controles internos eficientes, gerando maior qualidade para toda a atividade empresarial, com respeito às normas de qualidade, economia de recursos e fortalecimento da marca no mercado.
Os objetivos da função de compliance dentro da empresa podem ser resumidos conforme informamos a seguir:
- Análise criteriosa dos riscos operacionais;
- Gerenciamento dos controles internos, em todas as esferas da organização da empresa;
- Desenvolvimento de projetos de melhoria contínua e de adequação às normas técnicas;
- Análise e prevenção de fraudes, com cada profissional envolvendo-se diretamente na atividade;
- Monitoramento das medidas adotadas na área de segurança de informação;
- Realização de auditorias periódicas;
- Gerenciamento e revisão das políticas de gestão de pessoas, juntamente com os profissionais da área de recursos humanos;
- Elaboração de manuais de conduta e desenvolvimento de planos de disseminação da conformidade em toda a empresa;
- Interpretação e adequação das leis à atividade da empresa.
Como a sua empresa de engenharia deve implantar o compliance fiscal?
Para implantar a função de compliance fiscal em sua empresa de engenharia, antes de tudo, é necessário contratar uma empresa especializada que possa elaborar um código de conduta empresarial em linguagem simples e objetiva, que possa ser entendida e seguida por todos os envolvidos direta ou indiretamente com a empresa.
Os envolvidos devem ser informados e as regras devem ser disseminadas pela empresa para que todos saibam da importância de segui-las, garantindo a implantação dos procedimentos e, principalmente, evitando que o empreendimento corra o risco de passar informações para um público externo sobre seus processos internos.
Os canais de informação devem funcionar apenas dentro da empresa, inclusive para que possa haver alertas sobre condutas inadequadas.
É importante também mostrar que todos os setores da empresa estão envolvidos na implantação do compliance, desde a alta administração, que deve agir de acordo com a ética apresentada.
Um ponto que sempre deve ser reforçado entre os envolvidos é que a empresa deve ganhar espaço no mercado, sem, no entanto, abrir mão de seus valores.
A empresa não deve simplesmente mostrar que está agindo dentro da legalidade, mas também deve mostrar a todos os envolvidos que não pratica atos imorais.
O compliance, mais do que conformidade, é uma ideologia que deve ser incorporada ao comportamento de todas as pessoas dentro da empresa.
O que a empresa de engenharia deve buscar através do compliance fiscal?
Para a empresa, é importante que o compliance tenha objetivos definidos, garantindo que ela consiga importantes benefícios, como:
- Ganhar credibilidade por parte dos investidores, dos fornecedores e dos clientes;
- Conquistar mercado externo, se este for o objetivo;
- Melhoria nos níveis de governança corporativa;
- Estabelecimento de ações preventivas, evitando que a empresa seja punida por qualquer desvio de conduta ou de postura.
De uma maneira geral, em razão de sua estrutura menor, muitas empresas nacionais demoram ou relutam em adotar programas de compliance fiscal, mantendo um antigo hábito brasileiro de remediar em vez de prevenir.
O maior problema que pode ocorrer é enfrentar uma longa batalha judicial em razão de descumprimento de legislação trabalhista ou de multas por parte do fisco em razão de falhas na prestação de contas.
O compliance, portanto, é de suma importância para toda e qualquer empresa, garantindo que ela esteja trabalhando dentro das regras, mantendo seus controles internos e tendo as boas práticas de gestão, de respeito às normas e regulamentos.
Hoje, o compliance deve fazer parte da organização da mesma maneira como fazem parte os processos industriais, sendo uma ferramenta que só vem para fortalecer a empresa e torná-la mais respeitada no mercado.
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